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魔钥章无忌印章管理方案:智能化,让印章管理安全又高效

2020-6-29 11:50| 发布者: admin| 查看: 1579| 评论: 0|来自: 企业家在线

摘要:   当下随着智能化、数字化办公的普及,加强企业内部信息化管理,提高内部办事效率,已成为中大型企业发展的大趋势。   内部变革是企业发展的源动力,特别是与业务进展紧密相关的环节,面对严峻的市场经济形势与 ...

  当下随着智能化、数字化办公的普及,加强企业内部信息化管理,提高内部办事效率,已成为中大型企业发展的大趋势。

  内部变革是企业发展的源动力,特别是与业务进展紧密相关的环节,面对严峻的市场经济形势与竞争压力,谁的业务效率更高,谁更能多争取一秒钟,谁就有可能在市场争夺中占领优势。

  而合同用章管理效率,对业务推进往往起到了不容忽视甚至关键性作用。

  对于一些集团型公司,经营业务涉猎广泛,子公司与分公司众多,且分散全国各地。过去集团公司主要使用传统印章管理办法,先是由总部管理集团印章,子公司和城市分公司自主管理印章,这样往往会发生总公司无法有效掌控与监管下属公司真实业务、财务情况,容易造成不必要的损失。

  还有些集团公司采用集中式统一管理,则又会出现印章数量多、种类多,用章使用频繁,用章人找章难,无法快速拿到印章,管理成本高,影响整体业务效率等一系列问题,碰到业务人员需要外带使用印章,外出动态又难以掌握,存在违规用印风险。

  综合各类情况分析总结,由此呈现出的印章管理问题现状如下:

  其一,印章多,难管理;集团总部、区域分公司、项目公司涉及公章、合同章、财务章等种类和数量较多。

  其二,使用地点分散;子公司、项目公司缺少印章使用自主权,拉低业务效率。

  其三,盖章量大、使用频繁;涉及到业务签约、证明材料等频繁用印,用印频次高,用印量大。

  其四,外带风险高;印章经常被行政或业务人员外带使用,易发生私自用印,难以监管。

  为解决传统用印方法带来的问题,魔钥印章管理解决方案应势而生。该方案帮助企业建立了完整的印章管理体系,通过章无忌L版、XL版、S版等系列产品,可以帮助企业实时掌握集团公司、分公司的用章状态与用印统计分析等,实现智能化管理,安全又高效。

魔钥章无忌印章管理方案:智能化,让印章管理安全又高效

  智能印章管理方案包括:智能存储管理、用印流程管理、消息预警管理、用印监控以及统计分析等多个功能模块,实现集用印的申请、审批、授权、印章使用远程监控等功能于一体的用印全生命周期的管理。

魔钥章无忌印章管理方案:智能化,让印章管理安全又高效

  通过线上多层级授权审批,既给予子公司更大的业务自主权,同时也安全防控合同财务风险。用章人可自助盖章,自行申请用印,通过线上审批+线下用印方式,实现闭环式管理,防止私用、盗用,有效解决了传统用章所产生的印章多、使用效率低、风险大、管理成本高、监管难等难题。

  实际场景案例:

  场景1:

  某大型集团型企业甲公司,主营家电百货零售与电商服务,业务涉猎范围广,分公司、地方公司数量众多,需要管理使用的印章数量达上万枚之多,早先企业专门管理印章的人员就有上百人,可见管理成本之高。针对此类问题,需要以智能化、数字化的印章管理方案来解决,而方案实施后最高使管理人员降低至5人,大大节省了管理成本,为企业省下了一大笔开支,同时提高了业务效率。

  场景2:

  某项目型企业A公司,为了防止地方分公司与外派项目在项目进程期间滥用印章、串通拿回扣,损害公司利益,采取印章统一管理使用方式,分公司与外派项目签订合同需向总公司发申请并邮寄合同,这样带来的弊端就是使用效率低,一来一回周期过长,严重耽误业务推进。而通过智能印章管理解决方案的实行,则可以远程监管印章状态,通过线上审批授权使用,既防范了风险,又提高了业务效率。

  规范企业内部用章使用标准,大幅降低印章滥用盗用风险

  内用管章智能柜(L\XL)介绍:

魔钥章无忌印章管理方案:智能化,让印章管理安全又高效

  外带章无忌(S版)功能介绍:

魔钥章无忌印章管理方案:智能化,让印章管理安全又高效
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